Özellikle belli konularda sürekli mail alan kişilerin işine yarayacak bir uygulama, eğer bir web site veya blog sahibi iseniz oldukça işinize yarayacaktır. Bu uygulama sayesinde size gelen Email’lere otomatik olarak istediğiniz herhangi bir iletiyi gönderebilirsiniz. Microsoft’un Office Outlook yazılımı ile size gelen E-Maillere gönderden kişilerin bir bölümüne veya tümüne otomatik bir yanıt gönderebilirsiniz.

İlk iş olarak Microsoft Outlook kullanarak kural oluşturacağız. Kural Sihirbazındaki Belirli bir şablon kullanarak yanıtla kuralı, otomatik yanıtınızı tek bir oturum süresince her kullanıcıya yalnızca bir kez gönderir.

Kural Sihirbazı’nın otomatik olarak yanıt göndermesi için, Outlook çalışır durumda ve yeni iletileri düzenli olarak denetleyecek şekilde yapılandırılmış olmalıdır.

Şimdi başlıyoruz. Microsoft Office programlarından Microsoft Outlook yazılımını çalıştırıyorsunuz.

Dosya menüsünden Yeni-Posta İletisi‘ni tıklıyorsunuz.

Seçenekler – Biçim – Düz Metin‘i tıklıyorsunuz. Açılan sayfada otomatik olarak gönderilmesini istediğiniz yazınızı bu kısma yazıyorsunuz. Göndermek istediğiniz metni yazdıktan sonra sıra kaydetme kısmı geliyor. Microsoft Office simgesine tıklayıp Farklı Kaydet seçeneğini seçiyorsunuz. Kayıt türü olarak Outlook Şablonu (*.oft) seçeneğini seçip dosya adı olarak istediğiniz ismi verebilirsiniz.

Araçlar menüsünden Kurallar ve Uyarılar‘ı tıklayın.

Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda Yeni Kural‘ı tıklatın. Karşınıza çıkan listeden Ulaştığında iletileri denetle seçeneğini ve sonra da İleri’yi tıklayın.

Açılan menüde yalnızca bana gönderilen onay kutusunu ve tercih ettiğiniz diğer ölçütleri seçin ve sonra İleri‘yi tıklayın bu kuralın aldığınız her ileti için geçerli olacağını bildiren iletişim kutusunu gördüğünüzde Evet seçeneğini tıklayın karşınıza çıkan listeden ise belirli bir şablon kullanarak yanıtla onay kutusunu seçiyorsunuz. Kural açıklamasını düzenleyin (altı çizili bir değeri tıklatın) altında, belirli bir şablon’u tıklayın Bir Yanıt Şablonu Seçin iletişim kutusunda, Konum kutusundan Dosya Sistemindeki Kullanıcı Şablonları’nı tıklayın Önceki bölümde oluşturduğunuz şablonu seçin ve sonra Aç seçeneğini tıklayın İleri‘yi tıklayın

İsteğe bağlı olarak, otomatik yanıtlama kuralına ilişkin özel durumlar için istediğiniz onay kutularını seçebilirsiniz İleri‘yi tıklayın Bu kural için bir ad belirtin altında, otomatik yanıtlama kuralı için bir ad yazın ve ardından Son‘u tıklayın